«Пух посмотрел на свои передние лапки. Он знал, что одна из них была правая, знал он, кроме того, что если решит, какая из них правая, то остальная будет левая. Но он никак не мог вспомнить, с чего надо начать ...» А.А. Милн «Винни-Пух и все-все-все»
Главная → Учет товаров в розничной торговле

Учет товаров в розничной торговле

Торговая и складская программа Лайт-учёт: учет товаров в розничной торговле

Как организовать учет товаров в розничной торговле? Если ВЫ торгуете сразу с компьютера, то есть, сперва, отписали товар, потом выдали, то эта статья не для ВАС. В данной статье обсуждается — как организовать учет в торговле, например, продуктами или вещами, когда мы не можем использовать компьютер в реальном времени. Компьютер стоит у нас дома. А мы хотим вывести результат по магазину, есть недостача или нет, какой товар лучше продается, сколько мы заработали.

Отметим, что учет, в данном случае, можно вести двумя способами — суммовым и потоварным (или аналитическим). Но результат выводится всегда только путем проведения ревизии по магазину или передачи товара. Мы никогда не знаем сколько и что мы продали, мы знаем сколько ОСТАЛОСЬ!

Суммовой, как следует из названия, ведется по сумме документов. Все очень просто, можно даже обойтись без компьютера, а воспользоваться тетрадкой и калькулятором. Закупили товар, расценили, посчитали приход товара по цене продажи, записали в плюс. Забрали выручку из магазина, записали в минус:

«ПРИХОД» — «ВЫРУЧКА» = «ОСТАТОК расчетный».

Если подробнее, то так:

«ОСТАТОК начальный»
+ «ПРИХОД товара»
+ «ВОЗВРАТ от покупателей»
+ «НАЦЕНКА товара»
- «УЦЕНКА товара или скидки покупателям»
- «СПИСАНИЕ товара»
- «ВОЗВРАТ поставщику»
- «ВЫРУЧКА чистая»
- «ЗАТРАТЫ произведённые из кассы магазина»
= «ОСТАТОК конечный, он же расчетный»

Сделали ревизию, посчитали недостачу:

«ОСТАТОК расчетный» — «ОСТАТОК фактический» = «НЕДОСТАЧА».

Недостатки суммового способа:

  • и самый главный — так как мы оперируем суммами, то мы не видим товара, который за этими суммами скрывается, то есть анализ по товару невозможен;
  • мы не можем оценить точную прибыль, только среднюю.
  • ошибки калькуляции — ну плохой у нас калькулятор — три раза считали, и каждый раз суммы разные! :)
  • при большом ассортименте очень трудно отслеживать правильность цены товара для учета, поступил товар в подотчет по 30 рублей, а при ревизии считаем по 60 рублей, попробуй догони! :(
  • сложно отслеживать ПОДСТАВНОЙ товар — кто из вас больше продает — ВЫ или ваш работник.

Всех этих недостатков лишен потоварный (аналитический) способ, при этом он почти такой же ЛЕГКИЙ. Особенно при использовании простой и наглядной складской программы «Лайт-учет»! Рассмотрим эту схему более подробно. Основные формулы такие:
«ПРИХОД» — «ОСТАТОК» = «ПРОДАНО»,
«ПРОДАНО» — «ВЫРУЧКА» = «НЕДОСТАЧА».

Схема учета для розничной торговли

1. Оприходуйте весь товар на СКЛАД.

Даже если у ВАС нет склада создайте три. Пункт меню «Справочники», «Склады». Например, назовите их «Центральный», «Хлебный отдел 1 смена» и «Хлебный отдел 2 смена». Оприходуйте все накладные по документам на «Центральный». Нормально оприходуйте, то есть с закупочными и продажными (учетными) ценами, поставщиками и оплатой. Склад «Центральный» служит для учета по поставщикам, общая (наша) касса, наш банковский рассчетный счет. Вообщем это «наш» виртуальный или условный склад. Остаток на нем может и не быть, даже лучше если их не будет — проще разбираться! Весь оприходованный товар мы должны отписать подотчетным лицам! Например, сейчас работает «смена 1″.

2. Выпишите товар для 1 СМЕНЫ.

Просто заходим в расходные накладные «Центрального» склада и выписываем товар в одну накладную для получателя «Хлебный отдел 1 смена».

3. Переместите товар на 1 СМЕНУ нажав клавиши {F12}

В результате этой операции на складе 1 смены программой будет создана соответствующая приходная накладная и в остатках появится товар по учетным ценам.

4. Повторите пункты 2, 3 за каждый день работы 1 СМЕНЫ.

Товар копится, копится и копится в остатках склада 1 смены. Сумма остатков соответствует сумме всего выданного в подотчет товара. Причем учет четко ведется по количеству и учетным ценам! Цены не усредняются, как во многим программах, не используется метод последней или первой цены. В нашей программе все четко — пока ВЫ сами не переоцените товар — он будет числится в подотчете по цене по которой он поступил! ВЫ хозяин учета, а не программа.

5. После передачи остатков, выпишите товар в одну расходную накладную для передачи на СМЕНУ 2 и переместите по {F12}.

Для передачи остатков ВЫ используете инвентаризационную ведомость. Выберите склад 1 смены, пункт меню «Операции», «Остатки», {F4} — «акт инвентаризации». В результате подсчета и заполнения ведомости мы получим документ передачи остатков — 1 смена передает товар 2 смене! Даже если у ВАС нет смен, работник передает остатки сам себе! Технология работы в программе не меняется! Таким образом, мы оформляем документ о передачи товара как РАСХОДНУЮ накладную, выписанную на складе сдающей смены и перемещаем товар на склад принимающей смены. Всё логично и соответствует фактически производимым действиям при учёте.

6. Остальной товар надо выписать в другую накладную, для этого нажмите {Insert} и {Ctrl}+{F10}. Эта накладная – продажа 1 СМЕНЫ за время смены.

Всё что не в остатках, то продано. Получилась вторая РАСХОДНАЯ накладная, сумма которой соответствует проданному товару. Остается только оплатить эту накладную и вывести кассовый отчет по складу 1 смены, где заранее, каждый день мы записывали сколько выручки мы сняли с магазина. Разница между суммой оплаченной накладной и выручкой в итоге дает нам недостачу, которую мы списываем на продавца. Оплаченная расходная накладная позволяет расчитать прибыль и провести анализ продаж по группам и конкретным товарам. В результате на складе 1-ой смены в остатках должно быть пусто — весь товар либо продан, либо перемещен на 2-ю смену. В кассе 1-ой смены тоже пусто — все деньги либо сданы в виде выручки, либо списаны на недостачу продавцу.

7. Повторите пункты 1-6 для СМЕНЫ 2.

Схема повторяется, только теперь мы перемещаем товар на склад 2-ой смены. И так по кругу. Смена меняется каждую ревизию. Так часто, как нужно ВАМ. Одни это делают каждую неделю, а кто-то раз в полгода. Технология учета в программе от этого не меняется. Чем чаще, тем точнее анализ по товару, но все зависит от ВАС!

Торговая и складская программа Лайт-учёт: учет товаров в розничной торговле!

Обратите внимание, что количество отделов и магазинов роли не играет, по каждому две смены и отдельный учет! Такая схема позволяет легко производить переоценку товара, перемещать товар из отдела в отдел. В качестве отчетов используются «Отчет кладовщика» для учета по товару и «Отчет по кассе» для учета по деньгам. «Общий отчет по фирме» позволяет оценить работу всего предприятия в целом.

Комментариев: 20

  • Иван говорит:

    Добрый день. Скажите пожалуйста, а как в бесплатной версии, вести учет для розничной торговли, ведь там можно создавать только один склад?

    • Dmitry говорит:

      По описанной выше схеме нельзя, только по суммам — то есть отделы магазина выступаю в роли клиента-должника, часто используемая схема, особенно на начальном этапе, так как для понимания она проще, но результат конечно отличается, например реальную прибыль не увидите, только среднюю предполагаемую.

  • Ашот говорит:

    Здравствуйте! Как можно боле подробно узнать о программе

    • Dmitry говорит:

      Описание здесь на сайте, на форуме и обязательно скачать и установить бесплатную версию и попробовать, если есть конкретные вопросы — пишите на lite-uchet@mail.ru

  • Инна говорит:

    Добрый вечер.Я из Украины.Очень долго искала подобную программу … Меня она интерисует так как я виду учет продуктового магазина, мне нужно видеть задолженности поставщикам и что больше радует что ваша програма формирует акты сверок..Подскажите могу ли я бесплатно работать с этими функциями вашей программы .За ранее спасибо
    ..

    • Дмитрий говорит:

      Добрый вечер.
      Да — если вам достаточно одного компьютера, одного пользователя, одной торговой точки — то бесплатная версия программы в остальных функциях не ограничена, ни по количеству документов, ни по времени работы.
      Если потребуется снять ограничения — достаточно только оплатить выбранную версию, получить ключ и работать дальше.
      С уважением, Дмитрий.

  • Яна говорит:

    Здравствуйте я работаю в ресторане есть две точки продажи товара,одна точка учитываться по количественному остатку товара ,а другая суммарно но закрытие суммарной точки мне нужно остатки товара оприходовать в количественом складе как это правильно сделать если в 1 с создано две точки возврата денег так чтоб на суммарной тачке не осталась задолженность перед организацией.

    • Дмитрий говорит:

      Здравствуйте. Если правильно понял, компьютер один — две точки — для одной ведёте подробный количественный учёт, а вторая удалённая без компьютера и вы по ней ведёте суммарный учёт. Не понял по поводу возврата, но вторая точка — это просто клиент — и учёт вы видите по карточке на клиента — когда выдаёте магазину товара — это расход товара, когда они сдают выручку — это приход денег от них — результат — долг по магазину в карточке по клиенту. Естественно, что клиенты для первой и второй точке каждый сам по себе.

  • Sanan говорит:

    В Версии LITE можно создавать не ограниченно кол-во складов?

  • Анастасия говорит:

    Подскажите возможно ли создать базу товаров через CSV Price?? И как это сделать?

    • Дмитрий говорит:

      Есть импорт из Excel, а CSV можно в нём открыть, так что думаю да, в приходе по {Ctrl+F3} в верхнем окне — нужна таблица в старом формате Excel 97,XP,2003.

  • Любовь говорит:

    Здравствуйте! возможно установить программу на флешку для работы? отдел один, но заявки порой делаю дома и удобно было бы, чтоб наличие было всегда под рукой.

    • Дмитрий говорит:

      Здравствуйте. Да, можно. Но лучше поставить бесплатные версии программы на оба компьютера, а на флешке носить архив с последними актуальными данными. Будет работать быстрее, и будут копии данных дополнительные.

  • леонида говорит:

    как вывести и сверить остаток товара если товар продают в долг :т.е
    остаток на начало месяца или дня +приход — расход- скидка а сверить с актом по факту пересчета + долг+ остаток кассы или не так?
    если можно подскажите . Спасибо

    • Дмитрий говорит:

      продажа в долг в программе оформляется накладная со статусом реализация, в этом случае по складскому отчёту товару уже проходит, но не проходит по кассе, зато проходит в отчёте по реализации — таким образом вы должны отслеживать 3 отчёта: складской, кассовый и по реализации — вот все вместе они состыкуются.

  • катя говорит:

    Здравствуйте, помогите пожалуйста может кто то с этим сталкивался , у меня розничный продуктовый магазин учет ведем правильно, я уверена что не кто не ворует, но каждый учет недостача причем одна и та-же сумма ,что это может быть? спасибо.

  • катя говорит:

    Здравствуйте, скажите пожалуйста правильно ли я считаю расчетный остаток: 1)начальный остаток товара +приход тов.-списание тов.-хоз.нужды магазина-вся выручка=расчетный остаток или еще вариант 2)начальный остаток+приход-списание-расход,затраты-хоз.нужды-остаток денег=расчетный остаток .Большое спасибо за помощь!

Оставить комментарий

E-mail не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *

Это не спам.