«Пух посмотрел на свои передние лапки. Он знал, что одна из них была правая, знал он, кроме того, что если решит, какая из них правая, то остальная будет левая. Но он никак не мог вспомнить, с чего надо начать ...» А.А. Милн «Винни-Пух и все-все-все»
Главная → Практика материального учёта в магазине

Практика материального учёта в магазине

Статья написана для начинающих свой бизнес в сфере торговли, неважно — чем собиратесь торговать. Существуют универсальные простые «фишки» материального учёта, следование которым облегчает вам «жизнь». Как обычно, не претендую на истину в последней инстанции, но здравый смысл и практика — критерий истины во многих вопросах.

Азы, неочевидные и невероятные для многих начинающих: материальный учёт ведётся по одной учётной цене, которая для магазина соответствует цене предполагаемой продажи товара, и как я уже много раз писал, для понимания учёта не обойтись без слова «баланс». Это не тот баланс, который сдаёт главный бухгалтер, скорее это универсальное правило: «сколько пришло, столько либо ушло, либо осталось».

Разберём подробнее с ценой. Так как программы для учёта в магазине часто пишутся по заказу бухгалтеров, то общепринятым считается что цена учёта либо закупочная, либо закупочная без НДС. Что для малого бизнеса просто неактуально, так как он на ЕНВД или на упрощённой или на патентной системе налогообложения и просто не является плательщиком НДС. Программа нужна в первую очередь для учёта в магазине, для себя. Разумеется цена закупа нужна, по трём причинам.

Первая причина — для расчётов с поставщиками товаров, если вы не сразу оплачиваете товар, а берёте его под реализацию или с отсрочкой платежа, особенно удобно, если программа позволяет вам контролировать — когда вам надо рассчитаться с поставщиком, какого числа. То есть помогает вам отслеживать ваши долги.

Вторая причина — расчёт прибыли, без цены закупа это невозможно, даже если вы ведёте бизнес в одиночку, вас всё равно интересует сколько вы при этом зарабатывает, насколько ваш бизнес успешный.

Третья причина — на практике приходится переоценять товар, неважно по какой причине, срок годности заканчивается, или он из моды вышел и для того, чтобы не нести убытки нужна закупочная цена как ориентир, до скольки можно уценить товар.

Итак, закупочная цена нужна, но тем не менее материальный учёт вам нужен по продажной цене. Здравый смысл подсказывает, что если ваш продавец потерял товар, то вы понесли убытки не по закупочной цене, а то цене предполагаемой продажи. Поэтому при выборе учётной программы, в первую очередь, надо обращать внимание в каких ценах ведётся учёт. В идеале сразу в трёх ценах: закуп, себестоимость и продажа.

Теперь о балансе. Простой пример. Купили товар, расценили его, то есть накрутили торговую наценку и отдали это всё материально-ответственному лицу. Проще всего для понимания вести учёт суммой. Например, товар оценили на 10 тысяч рублей, продавец должен расписаться на документе, в данном случае на списке товаров с продажными ценами или на накладной, которую мы для него распечатали, в этом случае продавец принял в подотчёт не только по количеству, но и в сумме на 10 тысяч рублей. Пусть он продал часть товара и отдал нам выручку 3 тысячи рублей, в итоге сколько осталось товара у продавца? Правильно, 10 — 3 = 7. И не важно при этом сколько и какой товар остался.

Ключевой и очень важный момент, что весь этот баланс строится на основе документов! Накладная на товар и документ подтверждающий сдачу выручки, неважно как он выглядит, хоть запись в тетраде в клеточку :).

Второй важный момент, что правило баланса распространяется на всё в учёте, и на товар, и на деньги, и на долги поставщикам, и на долги покупателей. Пример с товаром: сдали вы продавцу в подотчёт 3 женских пальто по цене 5 тысяч рублей, 1 пальто купили, деньги продавец вам сдал, сколько он остался должен? Правильно: 3 — 1 = 2 * 5000 = 10000 тугриков.

Как видите в материальном учёте всё строится на обычной арифметике, и ничего сложного в нём нет. Но поверьте на слово, в моей практике некоторые продвинутые бизнесмены умудрялись терять товары машинами :). И всё почему? Забыли записать у себя в блокнотике. Потому что они упустили самый важный нюанс в этой всей учётной кухне, и имя ему: дисциплина или аккуратность учёта :). Как я много раз писал, нельзя вести учёт наполовину, вы либо ведёте учёт на 100%, либо его просто нет.

Компьютерная программа по сравнению с ручным учётом имеет массу преимуществ. Основное в том, что руками на калькуляторе считать ничего не надо, главное аккуратно занести все документы в программу и сверить результат. Переписывать товары с ценой продажи для продавца тоже не надо, можно просто распечатать — это реальный плюс — не все хотят показывать продавцам закупочные документы. Бонусом идёт возможность анализа бизнеса, без дополнительных усилий с вашей стороны.

«Фишки» работы с документами:

- документы любят порядок, в первую очередь с точки зрения их «полноты», чтобы они были все!

- отработали строку в документа — сверили количество, цену или сумму, если рассчитываете на калькуляторе учётную цену записали её и обязательно поставили «крыжик» или «галочку», кому как нравится.

- работа с калькулятором — упрощаем задачу — большие документы, например ревизию в магазине, говоря по научному :) — акт инвентаризации, считайте частями, отдельно считаете каждую страницу и записываете сумму внизу, и только потом считаете сумму всех страниц.

- отработали документ — занесли его в учётную компьютерную программу или рассчитали на калькуляторе — сделайте на нём пометку, например укажите номер под которым документ занесли в программу, поставьте дату внесения, а если вы ведёте учёт не один, то и подпись не помешает, в качестве проверки используете сумму по всему документу, если она сошлась с компьютерной (вот ещё один плюс программы), значит вы всё правильно занесли.

- каждой учётной операции — приход, расход, переоценка, списание, возврат поставщику, возврат от покупателя — соответствует документ.

Ещё преимущества материального учёта на компьютере:

- трудно на бумаге отслеживать правильность учётной цены товара, особенно если его много, продавец легко переписывает ценник и этим покрывает свою недостачу;

- трудно на бумаге отслеживать подставной товар, то есть товар, который продавец сам купил и продаёт в вашем магазине, вместо вашего товара, конечно для пальто это не так актуально, но сигареты и жвачка на раз два;

- иногда в качестве приходного документа выступает счёт-фактура, где нет цены закупа, только цена закупа без НДС, приходится на калькуляторе высчитывать эту цену, чтобы уже от неё накрутить торговую наценку.

А в программе на компьютере это всё легко делается, так как у него «все ходы записаны» :). И главное эти ходы проверяются очень быстро, достаточно сделать карточку на товар и всё увидеть. Разумеется компьютерная программа не освобождает вас от понимая системы материального учёта, а только является удобным и быстрым инструментом, сильно облегчающим вам работу.

Лайт-учёт. Удачи вам в бизнесе.

Комментариев: 4

  • Елена говорит:

    Здравствуйте,Дмитрий ! Мы работаем на Вашей программе 2000,на Лазо Вы нам ставили свою программу В 2007 году,Теперь мы хотим поставить программу в супермаркете на 2 кассы ,какая программа подойдет?

    • Дмитрий говорит:

      Здравствуйте. Смотрите на этом сайте новую версию под Windows — Лайт-учёт, она лучше подходит для супермаркета, можно установить бесплатную версию и поиграть с программой.

  • Радик говорит:

    Здравствуйте!
    Вопрос по 54ФЗ.Как программа работает с онлайн-кассой?

    • Дмитрий говорит:

      Здравствуйте. Пока никак. Если функции связи с центром будет выполнять сам фискальник, как если бы в ЭКЛЗ записывал, то будет работать любая программа без переделки.

Оставить комментарий

E-mail не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *

Это не спам.