«Пух посмотрел на свои передние лапки. Он знал, что одна из них была правая, знал он, кроме того, что если решит, какая из них правая, то остальная будет левая. Но он никак не мог вспомнить, с чего надо начать ...» А.А. Милн «Винни-Пух и все-все-все»
Главная → Учёт в магазине продуктов - ревизия и анализ

Учёт в магазине продуктов — ревизия, анализ по товарам.

Начало тут:«Учёт в магазине продуктов — списание, перемещение, возврат»

Сразу отметим, что факт недостачи при любом варианте учёта выявляется только проведением ревизии. За ревизию можно считать и передачу товара с одной смены продавцов на другую, в случае, если при это участвует контролирующие лица. Например, владелец бизнеса, так как очевидно, что продавцы между собой могут прекрасно договориться. По этой же причине, для проведения ревизии распечатывают такой бланк «Акта инвентаризации«, в котором отсутствует компьютерное количество товара по учёту, чтобы не было соблазна у продавцов просто поставить галочку, что всё нормально, в этом случае им приходится считать товар и записывать количество руками.

При желании ускорить получения результата ревизии, можно использовать компьютер или удобнее ноутбук для непосредственно проведения ревизии. Обычно это организуется следующим образом: продавцы (сдающий и принимающий) считают и записывают количество товара в распечатанный с компьютера «Акт инвентаризации», озвучивают результат и оператор сразу же выписывает это количества товара в расходную накладную для перемещения на другую смену.

В итоге, как только ревизия будет закончена, сумма уже будет известна. Можно даже распечатать этот занесённый в программу документ и отдать его продавцам для сверки. Другой вариант, когда продавцы забирают свои записи домой, а уже на следующий день приходят на сверку, просчитывают сумму товара, и если она совпала с компьютерной, значит оператор занёс всё правильно. Уже после выводят окончательны результат.

Важный момент. Такие рукописные записи обязательно нужны, так как выступают в роли первичных документов, с ними производится сверка в случаях разночтений. Более того, желательно, чтобы свой экземпляр «Акта инвентаризации» был и у смены, которая сдаёт товар, и у смены, которая принимает. Потому что работа очень трудоёмкая и требует аккуратности. Если у всех троих, продавцов и оператора, сумма совпала, больше уверенности, что, например, полученная недостача действительно является недостачей, а не результат ошибки подсчёта.

Разумеется, для быстрой и успешной ревизии требуется заранее подготовить все документы, они должны быть проверены и подписаны материально-отвественными лицами, то есть продавцами. Причём каждый документ в отдельности должен проверяться сразу при работе, не надо это откладывать на начало ревизии. Для сверки всех документов удобнее всего использовать «Отчёт для кладовщика«, в нём отражаются все проведённые по учёту операции. Остаётся только «открыжить» их все в списке и общая сумма материальных ценностей выданных продавцам будет проверена.

Если при этом в программе каждый день оформлять сдачу выручку, путём перемещения денег из отдела магазина в общую центральную кассу предприятия, например удобной операцией по {F12} в кассе, и фиксировать все реальные денежные затраты, если они производятся из кассы продавцов, то общий отчёт по кассе покажет за какую сумму материальных ценностей продавцы уже отчитались. Разница между суммой полученных товаров и сданных денег соответствует остаткам товаров и денег, которые будут переданы другой смене.

Если фактическая сумма товара совпадает с рассчётной, то в отделе всё тип-топ. Если же меньше, то выявленную сумму недостачи можно списать на зарплату продавцов. Не забываем, что при такой системе учёта отвественность индивидуальная, в этом основное преимущество перед магазинами самообслуживания, где ответственность коллективная.

Анализ по товарам

Так как в результате такой передачи товара или ревизии, мы методом от противного получаем одну большую накладную в которой записан весь проданный товар, то мы можем получить анализ по товарам, как минимум отчёты по прибыльности товарных групп, лучших товаров в них и т.д.
Да, накладные редкие — один раз в две неделе, но при анализе за квартал уже получается статистически достоверный результат. Плохо продающийся, так называемый «мебель», тоже выявляется. Если товар кочует из отчёта в отчёт по передачи между сменами, тут невольно обратят на него внимание и продавец и оператор.

Целью анализа является определение товара, запасы которого требуется максимально сократить, так как он не продаётся или очень редко продаётся, но нужен для ассортимента, и товара, который всё время продаётся и требуется обеспечить его постоянное наличие в магазине.
Кроме этого, анализ по актам списания и возврата товара можно оценить потери магазина, выявить проблемы с качеством хранения товара, который быстро портится.

Из всего вышеупомянутого, становится понятным, что для удобства ведения учёта в магазине продуктов важную роль играет удобное для вас и продавцов планирование групп товаров: и для печати ценников, и для проведения ревизии, и для анализа продаж товара.

Совет

Товарные группы лучше делать маленькими, для удобства работы с ними, так как, если вам понадобиться вы всегда можете сложить две суммы в отчёте, а вот разделить её уже никак не получится.

Продолжение следует … Удачи в бизнесе с программой для магазина Лайт-учёт.

Комментариев: 6

  • НАТАЛЬЯ говорит:

    СПАСИБО ЗА ПОЛЕЗНУЮ ИНФОРМАЦИЮ. А НЕ МОГЛИ БЫ ВЫ НАГЛЯДНО,ТО ЕСТЬ ПОМЕСТИТЬ ФОТО ИЛИ КАК ЭТО ВСЁ ВЫГЛЯДИТ НА БУМАГЕ. КАК ГОВОРИТСЯ:» ЛУЧШЕ ОДИН РАЗ УВИДЕТЬ,ЧЕМ СТО РАЗ УСЛЫШАТЬ». КАК БУДЕТ ВЫГЛЯДЕТЬ ПЕРЕДАЧА ТОВАРА ОТ ОДНОЙ СМЕНЫ К ДРУГОЙ НА БУМАГЕ ИЛИ В КОМПЬЮТЕРЕ. МОЖНО ДАЖЕ НА ПРИМЕРЕ КАКОГО-ТО МАГАЗИНА ОБЪЯСНИТЬ,НУ ДЛЯ ТАКИХ ТУПЫХ НАЧИНАЮЩИХ,КАК Я. С УВАЖЕНИЕМ.

  • ирина говорит:

    добрый день! скажите могу ли я распечатать из остатков отдельную группу товаров?

    • Дмитрий говорит:

      Добрый день.
      Да — в остатках первая колонка — отметка для ценников, так используется для пометки видимого товара и печати выборочных остатков и прайсов, нажмите {F2} — выберите группу, {Ctrl+F2} — поставьте пометку, {F4} — остатки — выборочные.

  • татьяна говорит:

    Помогите пожалуйста я продавец в торговом павильоне дело в том что ревизию у нас делают ревизоры после ревизии нам оставляют только карточку контрагента никаких дубликатов больше нет и последнее время загоняют в минус но денег я не брала помогите каким образом это можно провернуть ревизорам от чего оттолкнутся как доказать что деньги с кассы не сворованы

    • Дмитрий говорит:

      У нас должны быть все документы с суммами материальных ценностей которые вы принимаете и за которые отчитываетесь. Без этого ничего не докажите.

Оставить комментарий

E-mail не будет опубликован. Обязательные поля отмечены *

Это не спам.