Учет товаров в розничной торговле

Учет товаров в розничной торговле

Торговая и складская программа Лайт-учёт: учет товаров в розничной торговле

Как организовать учет товаров в розничной торговле? Вопрос, который интересует многих владельцев бизнеса. Когда кто-то только-только задумывается об открытии своего дела, будь то простой магазин продуктов или канцелярских товаров, мастерская с продажей автозапчастей или кондитерская, онлайн-магазин или супермаркет самообслуживания, ему, наверное, не сразу приходит в голову, «А как же я буду вести учет товаров (продаж/оказанных услуг/расходов и т.п.)?»

На самом деле, даже многие успешные предприниматели действуют, как говорится, «по-старинке» — используют для учета «тетрадку и ручку». Многие, пришедшие на данный сайт, пока именно так и организовали свою работу. Однако, рано или поздно, каждый хозяин сталкивается с одной из следующих проблем: «потеря товара», недостача, расхождение в суммах прихода-расхода и т.д. После возникновения подобных случаев, рано или поздно, начинаешь задумываться о более надежных вещах, таких как использование современных программных продуктов, предназначенных для учета товара в торговле.

Вместе с тем, к сожалению, многие и в принципе не понимают (а зачастую, просто не хотят понимать — ссылаются на занятость, семью, детей, увлечения, вечное «нет времени») суть самого процесса — учета товаров в розничной торговле. При этом неосознанно наносят материальный и финансовый ущерб как себе, так и своему бизнесу. Основы торгового учета — не тема данной статьи (однако в любом случае, на нашем сайте вы можете прочитать про общие принципы учета товара в торговле). Здесь вы сможете найти информацию о том, как можно использовать простой, но одновременно функциональный инструмент для учета товара в розничной торговле — складскую программу «Лайт-учёт». Причем речь пойдет о варианте, когда владелец лично ведет учет товаров на домашнем компьютере.

Прочитать статью про основы торгового учёта

Итак, еще раз. Если ВЫ торгуете сразу с компьютера, то есть, сперва, отписали товар, потом выдали, то эта статья не для ВАС. В данной статье обсуждается — как организовать учет в торговле, например, продуктами или вещами, когда мы не можем использовать компьютер в реальном времени. Компьютер стоит у нас дома. А мы хотим вывести результат по магазину, есть недостача или нет, какой товар лучше продается, сколько мы заработали.

Отметим, что учет, в данном случае, можно вести двумя способами — суммовым и потоварным (или аналитическим). Но результат выводится всегда только путем проведения ревизии по магазину или передачи товара. Мы никогда не знаем сколько и что мы продали, мы знаем сколько ОСТАЛОСЬ!

Суммовой, как следует из названия, ведется по сумме документов. Все очень просто, можно даже обойтись без компьютера, а воспользоваться тетрадкой и калькулятором. Закупили товар, расценили, посчитали приход товара по цене продажи, записали в плюс. Забрали выручку из магазина, записали в минус:

«ПРИХОД» — «ВЫРУЧКА» = «ОСТАТОК расчетный».

Если подробнее, то так:

«ОСТАТОК начальный»
+«ПРИХОД товара»
+«ВОЗВРАТ от покупателей»
+«НАЦЕНКА товара»
«УЦЕНКА товара или скидки покупателям»
«СПИСАНИЕ товара»
«ВОЗВРАТ поставщику»
«ВЫРУЧКА чистая»
«ЗАТРАТЫ произведённые из кассы магазина»
=«ОСТАТОК конечный, он же расчетный»

Сделали ревизию, посчитали недостачу:

«ОСТАТОК расчетный» — «ОСТАТОК фактический» = «НЕДОСТАЧА».

Недостатки суммового способа:

  • и самый главный — так как мы оперируем суммами, то мы не видим товара, который за этими суммами скрывается, то есть анализ по товару невозможен;
  • мы не можем оценить точную прибыль, только среднюю.
  • ошибки калькуляции — ну плохой у нас калькулятор — три раза считали, и каждый раз суммы разные! :)
  • при большом ассортименте очень трудно отслеживать правильность цены товара для учета, поступил товар в подотчет по 30 рублей, а при ревизии считаем по 60 рублей, попробуй догони! :(
  • сложно отслеживать ПОДСТАВНОЙ товар — кто из вас больше продает — ВЫ или ваш работник.

Всех этих недостатков лишен потоварный (аналитический) способ, при этом он почти такой же ЛЕГКИЙ. Особенно при использовании простой и наглядной складской программы «Лайт-учет»! Рассмотрим эту схему более подробно. Основные формулы такие:
«ПРИХОД» — «ОСТАТОК» = «ПРОДАНО»,
«ПРОДАНО» — «ВЫРУЧКА» = «НЕДОСТАЧА».

Схема учета для розничной торговли

1. Оприходуйте весь товар на СКЛАД.

Даже если у ВАС нет склада создайте три. Пункт меню «Справочники», «Склады». Например, назовите их «Центральный», «Хлебный отдел 1 смена» и «Хлебный отдел 2 смена». Оприходуйте все накладные по документам на «Центральный». Нормально оприходуйте, то есть с закупочными и продажными (учетными) ценами, поставщиками и оплатой. Склад «Центральный» служит для учета по поставщикам, общая (наша) касса, наш банковский рассчетный счет. Вообщем это «наш» виртуальный или условный склад. Остаток на нем может и не быть, даже лучше если их не будет — проще разбираться! Весь оприходованный товар мы должны отписать подотчетным лицам! Например, сейчас работает «смена 1».

2. Выпишите товар для 1 СМЕНЫ.

Просто заходим в расходные накладные «Центрального» склада и выписываем товар в одну накладную для получателя «Хлебный отдел 1 смена».

3. Переместите товар на 1 СМЕНУ нажав клавиши {F12}

В результате этой операции на складе 1 смены программой будет создана соответствующая приходная накладная и в остатках появится товар по учетным ценам.

4. Повторите пункты 2, 3 за каждый день работы 1 СМЕНЫ.

Товар копится, копится и копится в остатках склада 1 смены. Сумма остатков соответствует сумме всего выданного в подотчет товара. Причем учет четко ведется по количеству и учетным ценам! Цены не усредняются, как во многим программах, не используется метод последней или первой цены. В нашей программе все четко — пока ВЫ сами не переоцените товар — он будет числится в подотчете по цене по которой он поступил! ВЫ хозяин учета, а не программа.

5. После передачи остатков, выпишите товар в одну расходную накладную для передачи на СМЕНУ 2 и переместите по {F12}.

Для передачи остатков ВЫ используете инвентаризационную ведомость. Выберите склад 1 смены, пункт меню «Операции», «Остатки», {F4} — «акт инвентаризации». В результате подсчета и заполнения ведомости мы получим документ передачи остатков — 1 смена передает товар 2 смене! Даже если у ВАС нет смен, работник передает остатки сам себе! Технология работы в программе не меняется! Таким образом, мы оформляем документ о передачи товара как РАСХОДНУЮ накладную, выписанную на складе сдающей смены и перемещаем товар на склад принимающей смены. Всё логично и соответствует фактически производимым действиям при учёте.

6. Остальной товар надо выписать в другую накладную, для этого нажмите {Insert} и {Ctrl}+{F10}. Эта накладная – продажа 1 СМЕНЫ за время смены.

Всё что не в остатках, то продано. Получилась вторая РАСХОДНАЯ накладная, сумма которой соответствует проданному товару. Остается только оплатить эту накладную и вывести кассовый отчет по складу 1 смены, где заранее, каждый день мы записывали сколько выручки мы сняли с магазина. Разница между суммой оплаченной накладной и выручкой в итоге дает нам недостачу, которую мы списываем на продавца. Оплаченная расходная накладная позволяет расчитать прибыль и провести анализ продаж по группам и конкретным товарам. В результате на складе 1-ой смены в остатках должно быть пусто — весь товар либо продан, либо перемещен на 2-ю смену. В кассе 1-ой смены тоже пусто — все деньги либо сданы в виде выручки, либо списаны на недостачу продавцу.

7. Повторите пункты 1-6 для СМЕНЫ 2.

Схема повторяется, только теперь мы перемещаем товар на склад 2-ой смены. И так по кругу. Смена меняется каждую ревизию. Так часто, как нужно ВАМ. Одни это делают каждую неделю, а кто-то раз в полгода. Технология учета в программе от этого не меняется. Чем чаще, тем точнее анализ по товару, но все зависит от ВАС!

Торговая и складская программа Лайт-учёт: учет товаров в розничной торговле!

Обратите внимание, что количество отделов и магазинов роли не играет, по каждому две смены и отдельный учет! Такая схема позволяет легко производить переоценку товара, перемещать товар из отдела в отдел. В качестве отчетов используются «Отчет кладовщика» для учета по товару и «Отчет по кассе» для учета по деньгам. «Общий отчет по фирме» позволяет оценить работу всего предприятия в целом.

24 комментария

  • Иван

    Добрый день. Скажите пожалуйста, а как в бесплатной версии, вести учет для розничной торговли, ведь там можно создавать только один склад?

    • Dmitry

      По описанной выше схеме нельзя, только по суммам — то есть отделы магазина выступаю в роли клиента-должника, часто используемая схема, особенно на начальном этапе, так как для понимания она проще, но результат конечно отличается, например реальную прибыль не увидите, только среднюю предполагаемую.

    • Dmitry

      Описание здесь на сайте, на форуме и обязательно скачать и установить бесплатную версию и попробовать, если есть конкретные вопросы — пишите на lite-uchet@mail.ru

  • Инна

    Добрый вечер.Я из Украины.Очень долго искала подобную программу … Меня она интерисует так как я виду учет продуктового магазина, мне нужно видеть задолженности поставщикам и что больше радует что ваша програма формирует акты сверок..Подскажите могу ли я бесплатно работать с этими функциями вашей программы .За ранее спасибо
    ..

    • Дмитрий

      Добрый вечер.
      Да — если вам достаточно одного компьютера, одного пользователя, одной торговой точки — то бесплатная версия программы в остальных функциях не ограничена, ни по количеству документов, ни по времени работы.
      Если потребуется снять ограничения — достаточно только оплатить выбранную версию, получить ключ и работать дальше.
      С уважением, Дмитрий.

  • Яна

    Здравствуйте я работаю в ресторане есть две точки продажи товара,одна точка учитываться по количественному остатку товара ,а другая суммарно но закрытие суммарной точки мне нужно остатки товара оприходовать в количественом складе как это правильно сделать если в 1 с создано две точки возврата денег так чтоб на суммарной тачке не осталась задолженность перед организацией.

    • Дмитрий

      Здравствуйте. Если правильно понял, компьютер один — две точки — для одной ведёте подробный количественный учёт, а вторая удалённая без компьютера и вы по ней ведёте суммарный учёт. Не понял по поводу возврата, но вторая точка — это просто клиент — и учёт вы видите по карточке на клиента — когда выдаёте магазину товара — это расход товара, когда они сдают выручку — это приход денег от них — результат — долг по магазину в карточке по клиенту. Естественно, что клиенты для первой и второй точке каждый сам по себе.

    • Дмитрий

      Есть импорт из Excel, а CSV можно в нём открыть, так что думаю да, в приходе по {Ctrl+F3} в верхнем окне — нужна таблица в старом формате Excel 97,XP,2003.

  • Любовь

    Здравствуйте! возможно установить программу на флешку для работы? отдел один, но заявки порой делаю дома и удобно было бы, чтоб наличие было всегда под рукой.

    • Дмитрий

      Здравствуйте. Да, можно. Но лучше поставить бесплатные версии программы на оба компьютера, а на флешке носить архив с последними актуальными данными. Будет работать быстрее, и будут копии данных дополнительные.

  • леонида

    как вывести и сверить остаток товара если товар продают в долг :т.е
    остаток на начало месяца или дня +приход — расход- скидка а сверить с актом по факту пересчета + долг+ остаток кассы или не так?
    если можно подскажите . Спасибо

    • Дмитрий

      продажа в долг в программе оформляется накладная со статусом реализация, в этом случае по складскому отчёту товару уже проходит, но не проходит по кассе, зато проходит в отчёте по реализации — таким образом вы должны отслеживать 3 отчёта: складской, кассовый и по реализации — вот все вместе они состыкуются.

  • катя

    Здравствуйте, помогите пожалуйста может кто то с этим сталкивался , у меня розничный продуктовый магазин учет ведем правильно, я уверена что не кто не ворует, но каждый учет недостача причем одна и та-же сумма ,что это может быть? спасибо.

  • катя

    Здравствуйте, скажите пожалуйста правильно ли я считаю расчетный остаток: 1)начальный остаток товара +приход тов.-списание тов.-хоз.нужды магазина-вся выручка=расчетный остаток или еще вариант 2)начальный остаток+приход-списание-расход,затраты-хоз.нужды-остаток денег=расчетный остаток .Большое спасибо за помощь!

  • Светлана

    Здравствуйте, скажите пожалуйста можно ли пользоваться этой программой в киоске мороженого. Мне показалось ,что нам с напарницей будет удобнее вести учёт товара и выручки?

  • Светлана

    Здравствуйте ! Покупаю магазин с товарным остатком,но у бывшего хозяина куча неоплаченных накладных от поставщиков.Как будет считаться остаток?

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Это не спам.