Учет товаров в розничной торговле

Учет товаров в розничной торговле

Как организовать учет товаров в розничной торговле? Вопрос, который интересует многих владельцев бизнеса. Когда кто-то только-только задумывается об открытии своего дела, будь то простой магазин продуктов или канцелярских товаров, мастерская с продажей автозапчастей или кондитерская, онлайн-магазин или супермаркет самообслуживания, ему, наверное, не сразу приходит в голову, «А как же я буду вести учет товаров (продаж/оказанных услуг/расходов и т.п.)?»

На самом деле, даже многие успешные предприниматели действуют, как говорится, «по-старинке» — используют для учета «тетрадку и ручку». Многие, пришедшие на данный сайт, пока именно так и организовали свою работу. Однако, рано или поздно, каждый хозяин сталкивается с одной из следующих проблем: «потеря товара», недостача, расхождение в суммах прихода-расхода и т.д. После возникновения подобных случаев, рано или поздно, начинаешь задумываться о более надежных вещах, таких как использование современных программных продуктов, предназначенных для учета товара в торговле.

Вместе с тем, к сожалению, многие и в принципе не понимают (а зачастую, просто не хотят понимать — ссылаются на занятость, семью, детей, увлечения, вечное «нет времени») суть самого процесса — учета товаров в розничной торговле. При этом неосознанно наносят материальный и финансовый ущерб как себе, так и своему бизнесу. Основы торгового учета — не тема данной статьи (однако в любом случае, на нашем сайте вы можете прочитать про общие принципы учета товара в торговле). Здесь вы сможете найти информацию о том, как можно использовать простой, но одновременно функциональный инструмент для учета товара в розничной торговле — складскую программу «Лайт-учёт». Причем речь пойдет о варианте, когда владелец лично ведет учет товаров на домашнем компьютере.

Прочитать статью про основы торгового учёта

Итак, еще раз. Если ВЫ торгуете сразу с компьютера, то есть, сперва, отписали товар, потом выдали, то эта статья не для ВАС. В данной статье обсуждается — как организовать учет в торговле, например, продуктами или вещами, когда мы не можем использовать компьютер в реальном времени. Компьютер стоит у нас дома. А мы хотим вывести результат по магазину, есть недостача или нет, какой товар лучше продается, сколько мы заработали.

Отметим, что учет, в данном случае, можно вести двумя способами — суммовым и потоварным (или аналитическим). Но результат выводится всегда только путем проведения ревизии по магазину или передачи товара. Мы никогда не знаем сколько и что мы продали, мы знаем сколько ОСТАЛОСЬ!

Суммовой, как следует из названия, ведется по сумме документов. Все очень просто, можно даже обойтись без компьютера, а воспользоваться тетрадкой и калькулятором. Закупили товар, расценили, посчитали приход товара по цене продажи, записали в плюс. Забрали выручку из магазина, записали в минус:

«ПРИХОД» — «ВЫРУЧКА» = «ОСТАТОК расчетный».

Если подробнее, то так:

Сделали ревизию, посчитали недостачу:

«ОСТАТОК расчетный» — «ОСТАТОК фактический» = «НЕДОСТАЧА».

Недостатки суммового способа:

• и самый главный — так как мы оперируем суммами, то мы не видим товара, который за этими суммами скрывается, то есть анализ по товару невозможен;
• мы не можем оценить точную прибыль, только среднюю.
• ошибки калькуляции — ну плохой у нас калькулятор — три раза считали, и каждый раз суммы разные! :)
• при большом ассортименте очень трудно отслеживать правильность цены товара для учета, поступил товар в подотчет по 30 рублей, а при ревизии считаем по 60 рублей, попробуй догони! :(
• сложно отслеживать ПОДСТАВНОЙ товар — кто из вас больше продает — ВЫ или ваш работник.

Всех этих недостатков лишен потоварный (аналитический) способ, при этом он почти такой же ЛЕГКИЙ. Особенно при использовании простой и наглядной складской программы «Лайт-учет»! Рассмотрим эту схему более подробно. Основные формулы такие:
«ПРИХОД» — «ОСТАТОК» = «ПРОДАНО»,
«ПРОДАНО» — «ВЫРУЧКА» = «НЕДОСТАЧА».

Схема учета для розничной торговли

1. Оприходуйте весь товар на СКЛАД.

Даже если у ВАС нет склада создайте три. Пункт меню «Справочники», «Склады». Например, назовите их «Центральный», «Хлебный отдел 1 смена» и «Хлебный отдел 2 смена». Оприходуйте все накладные по документам на «Центральный». Нормально оприходуйте, то есть с закупочными и продажными (учетными) ценами, поставщиками и оплатой. Склад «Центральный» служит для учета по поставщикам, общая (наша) касса, наш банковский рассчетный счет. Вообщем это «наш» виртуальный или условный склад. Остаток на нем может и не быть, даже лучше если их не будет — проще разбираться! Весь оприходованный товар мы должны отписать подотчетным лицам! Например, сейчас работает «смена 1».

2. Выпишите товар для 1 СМЕНЫ.

Просто заходим в расходные накладные «Центрального» склада и выписываем товар в одну накладную для получателя «Хлебный отдел 1 смена».

3. Переместите товар на 1 СМЕНУ нажав клавиши {F12}

В результате этой операции на складе 1 смены программой будет создана соответствующая приходная накладная и в остатках появится товар по учетным ценам.

4. Повторите пункты 2, 3 за каждый день работы 1 СМЕНЫ.

Товар копится, копится и копится в остатках склада 1 смены. Сумма остатков соответствует сумме всего выданного в подотчет товара. Причем учет четко ведется по количеству и учетным ценам! Цены не усредняются, как во многим программах, не используется метод последней или первой цены. В нашей программе все четко — пока ВЫ сами не переоцените товар — он будет числится в подотчете по цене по которой он поступил! ВЫ хозяин учета, а не программа.

5. После передачи остатков, выпишите товар в одну расходную накладную для передачи на СМЕНУ 2 и переместите по {F12}.

Для передачи остатков ВЫ используете инвентаризационную ведомость. Выберите склад 1 смены, пункт меню «Операции», «Остатки», {F4} — «акт инвентаризации». В результате подсчета и заполнения ведомости мы получим документ передачи остатков — 1 смена передает товар 2 смене! Даже если у ВАС нет смен, работник передает остатки сам себе! Технология работы в программе не меняется! Таким образом, мы оформляем документ о передачи товара как РАСХОДНУЮ накладную, выписанную на складе сдающей смены и перемещаем товар на склад принимающей смены. Всё логично и соответствует фактически производимым действиям при учёте.

6. Остальной товар надо выписать в другую накладную, для этого нажмите {Insert} и {Ctrl}+{F10}. Эта накладная – продажа 1 СМЕНЫ за время смены.

Всё что не в остатках, то продано. Получилась вторая РАСХОДНАЯ накладная, сумма которой соответствует проданному товару. Остается только оплатить эту накладную и вывести кассовый отчет по складу 1 смены, где заранее, каждый день мы записывали сколько выручки мы сняли с магазина. Разница между суммой оплаченной накладной и выручкой в итоге дает нам недостачу, которую мы списываем на продавца. Оплаченная расходная накладная позволяет расчитать прибыль и провести анализ продаж по группам и конкретным товарам. В результате на складе 1-ой смены в остатках должно быть пусто — весь товар либо продан, либо перемещен на 2-ю смену. В кассе 1-ой смены тоже пусто — все деньги либо сданы в виде выручки, либо списаны на недостачу продавцу.

7. Повторите пункты 1-6 для СМЕНЫ 2.

Схема повторяется, только теперь мы перемещаем товар на склад 2-ой смены. И так по кругу. Смена меняется каждую ревизию. Так часто, как нужно ВАМ. Одни это делают каждую неделю, а кто-то раз в полгода. Технология учета в программе от этого не меняется. Чем чаще, тем точнее анализ по товару, но все зависит от ВАС!

Обратите внимание, что количество отделов и магазинов роли не играет, по каждому две смены и отдельный учет! Такая схема позволяет легко производить переоценку товара, перемещать товар из отдела в отдел. В качестве отчетов используются «Отчет кладовщика» для учета по товару и «Отчет по кассе» для учета по деньгам. «Общий отчет по фирме» позволяет оценить работу всего предприятия в целом.