Технология «Центральный-станция»

Использование программы на нескольких компьютерах не в сети.

Если вам надо вести учёт в нескольких удалённых друг от друга магазинах, при этом вы хотите, чтобы вся информация объединялась у вас на главном компьютере — используйте технологию «Центральный-станция».

Главный компьютер выполняет роль центрального, только на нём желательно делать приход товара, на нём происходит формирование товарного справочника, в идеале одним человеком, тогда будет везде одна стилистика и будет с кого спросить.

Компьютеры-станции — получают приход в готовом виде электронной накладной, они только продают товар и сдают отчёты на центральный, при этом на станции остаются остатки товара и список должников.

На центральном хранится вся информация, но редактирование возможно только на своих торговых точках, нельзя исправлять информацию на торговых точках, которые редактируются на станциях, так как от исправления на центральном на станции всё одно ничего не измениться — нет связи, нет доступа к актуальной информации станции. Сделано так, что бы решить проблему синхронизации данных. По такой схеме в данное время работают более 30 клиентов. К примеру, центральный — дома или в офисе, торгуют в филиалах даже в другом городе, а информацию передают по интернету обычной электронной почтой.

Для того, чтобы работать по этой схеме нужно:

• поставить на все компьютеры одну версию программы;
• завести на центральном торговые точки для станций;
• приготовить информацию для станции (скинуть на флешку);
• открыть её на станции (с флешки);
• научиться копировать расходную накладную со своей торговой точки на торговую точку станции (на флешку);
• научиться принимать электронную накладную на станции (с флешки);
• научиться скидывать отчет по станции (на флешку);
• научиться принимать — сливать информацию по станции (с флешки) на центральный компьютер.

Теперь обо всех пунктах подробнее. Пункты меню, которые упоминаютя ниже, появляются в программе только, если есть торговые точки настроенные как станции, иначе они не нужны, поэтому они по умолчанию в программе не показываются.

1. поставить на все компьютеры одну версию программы

устанавливаем на все компьютеры программу с одного установочного файла, чтобы версия программы была везде одинаковая, либо обновляем до последней версии, регистрируем, для каждого компьютера в пункте меню «Справочники», «Параметры», в поле «компьютер» задаем разные значения: для центрального — цифру 1, для первого магазина — цифру 51, для следующего — 61 и т.д.

Номера так распределил в связи с тем, что теоретически и практически клиенты могут иметь не один компьютер на точке, а несколько в сетевом варианте: тогда компьютеры на центральном должны иметь номера от 1 до 50, первая станция от 51 до 60, вторая от 61 до 70.

Причём главными компьютерами должны быть соответственно 1, 51, 61 — только на них делается паковка, индексация баз данных, сброс отчётов на станции. А компьютеры с номерами 2, 52, 62 и т.д. — второстепенные — сетевые.

Можно было бы разрешить клиентам как угодно нумеровать компьютеры, но практика показывает, что чем больше программа позволяет «вольностей» пользователям, тем потенциально больше путаницы. По номерам свыше 50, программа понимает, что это станция, ниже 50 — что компьютеры принадлежат центральной торговой точке, соответственно разрешает определённые функции. Например копирование справочник только с центрального, а не наоборот и т.д.

Центральный компьютер может быть только один, станций — 5 точек. Там же, в параметре диск для обмена нужно указать букву для флешки, например: F:\. Более подробно про флешки читайте в статье про архивацию.

2. завести на центральном торговые точки для станций

в «Справочниках», «Торговых точках» создаем новые, которые соответствуют магазинам-станциям, если они уже есть, то остаётся настроить номера компьютеров. Для каждой торговой точки-станции нажимаем {F5} или {Пробел} и в поле «№ компьютера» проставляем соответствующие цифры 51, 61 и т.д.

3. приготовить информацию для станции (скинуть на флешку)

если торговые точки созданы впервые, то можно зайти в кассу занести наличные в кассу — сумму денег, которая находится в магазине у работников. Далее, вставляем флешку, заходим в «Справочники», «Торговые точки», выбираем склад «Магазин первый» и нажимаем {F8}.

Для формирования баз данных для точек программа использует временный архивный каталог — c:\lite\tmp, при этом там уже должны быть созданы пустые базы данных, для его туда надо просто зайти через «сервис», «пути к базам даных», иначе программа будет писать с требований туда зайти. То есть зашли, и перешли обратно в рабочие — это надо сделать только один раз после установки программы на центральный компьютер.

Если всё правильно, то программа спросит «приготовить данные на » сегодняшнюю дату. Подтверждаем {Enter}, программа проинформирует «приготовлены данные для компьютера 51:» 200213i.51 — название файла, который будет создан на флешке. Название по дате и номеру компьютера — двадцатое февраля 2013 года, (Input) — входной файл для компьютера 51.

4. открыть её на станции (с флешки)

на компьютере «магазин первый» вставляем флешку, в пункте меню «Сервис», «Параметры», ставим номер компьютера 51 и сохраняем, после этого сразу выбираем появившийся пункт меню ««принять НОВЫЕ базы данных для станции»» — в программе должны появиться справочники товаров, группы и т.д. Остатки — если вы их приходовали или переместили на торговую точку магазина с центральной торговой точки. Остаток денег в кассе — если вы их забили пунктом выше.

5. научиться копировать расходную накладную со своего склада на склад станции (на флешку)

электронную расходную накладную можно копировать не только с центрального компьютера, но и между станциями. На складе, с которого товар забирают — выписываем накладную как обычно. В качестве покупателя — выбираем из справочника клиентов название склада получателя, к примеру «магазин первый», статус по {пробелу} ставим — перемещение. Потом нажимаем {F4} и выбираем отчет «Копировать накладную на флешку».

Если всё правильно, программа пишет: расходная накладная скопирована и на флешке появляется файл: Накладная_номер_сумма.51 где цифра «51» означает номер склада «магазин первый», то есть кому отгрузили. Название сделано так, чтобы уже по файлу можно было определить какая накладная, с какой суммой, сумма без копеек.
Важно: когда выбираем из справочника клиента, нужно чтобы код клиента был меньше сотни, только тогда всё будет работать. Если указать кого попало («дядя Вася» с кодом больше сотни), то работать не будет, просто потому, что перемещение товара изначально предполагается между своими торговыми точками.

6. научиться принимать электронную накладную на станции (с флешки)

на компьютере станции вставляем флешку, заходим в приход, создаём новую накладную {Insert}, {F4} выбираем отчет «Копировать накладную с флешки», выбираете нужный файл и в приходе должна появиться накладная, которую мы копировали на предыдущем этапе.

7. научиться скидывать отчет по станции (на флешку)

вечером, в конце рабочего дня на компьютере станции нужно распечатать все необходимые отчёты — складской, по кассе, должники. После это выйти из программы, зайти снова и в пункте «Сервис» выбрать «Приготовить отчёт по станции». Если в данных всё в порядке — нет ошибок по контролю, доп. контролю, если стоят все статусы, то программа сохранит всю информацию в файле 130220о.51 и удалит на станции всё, кроме остатков и списка должников.

Если при этом будет флешка, сохранится на флешке, если нет, то файл будет создан на диске, и через «Повторить копирования отчёта по станции» можно копировать его несколько раз или в другое удобное для Вас время!

8. научиться принимать — сливать информацию по станции (с флешки) на центральный компьютер

вставить флешку с отчётом, «Справочники», «Торговые точки», выбираем точку, отчёт которой мы хотим слить, нажимаем {F7} — программа спросит дату. Если отчёт сегодняшний, то просто подтверждаем и ждём, потом проверяем — заходим в расход этого склада и смотрим, появились ли накладные за сегодня. Если появились, то всё сделано правильно.

Сливать нужно последовательно — например продавцы закрывали отчёты каждый день — а Вы не смогли их забрать сразу, потом Вы их забрали и сливаете по очереди сперва с более ранней датой.

Важно

В качестве контроля за своими действиями и возможными ошибками программы вы используется пункт меню «сервис», «Контроль остатков по местам хранения» — если он выдаёт, какие-либо ошибки, то возможно вы вмешиваетесь в работу станции — что является некорректным, так как это вносит изменения только на центральном компьютере, данные на станции при этом, естественно, остаются без изменений, в итоге разница приход и расхода на центральном не соответствует остаткам по станции — это и приводит в выявлению таких ошибок при контроле по остаткам.

По всем возникшим вопросам обращайтесь на наш форум.