Торговый учет. Лекция для чайников

«Лекция о международном положении» или торговый учет для «Чайников»

Поскольку слово «лекция» в кавычках, то Вы понимаете, что автор не претендует на истину в последней инстанции. Это изложение собственного практического опыта в несколько упрощенной форме, которая, однако, поможет Вам понять суть торгового учёта. Слово «Чайник» написано с большой буквы, так как «Чайник» — это человек, который хочет знать БОЛЬШЕ! Одно это уже достойно уважения. Кроме этого, он избрал умный подход — от простого к сложному.

Начнем с очевидного — учет либо есть, либо нет. Нельзя вести торговый учет наполовину. Это, можно сказать, вопрос дисциплины. Причем, чем больше «бюрократии» в учете, тем он качественнее. Один отчет пересекается со вторым и проверяется третьим, что в итоге позволяет получить цельную картину. Собственно, учет в торговле — это «круговорот денег в природе».

Нельзя вести учёт в торговле «наполовину»

Рассмотрим на примере. Решили создать бизнес, взяли 50 тысяч рублей в тумбочке и положили на расчетный счет — это наш уставной капитал. Были наличные деньги — превратились в безналичные. Оплатили поставщику за товар — денег стало меньше, зато появился долг поставщика перед нами. Общая сумма не изменилась. Получили товар и расценили его — долг поставщика исчез, общая сумма выросла (так как сделали наценку). Продали часть товара за наличные — остатки товара уменьшились, появились деньги в кассе. Опять общая сумма не изменилась, был товар, стали деньги. Отдали товар в долг под реализацию — товара меньше, зато появился долг покупателя, а общая сумма опять осталась без изменений. Покупатель рассчитался наличными — долг уменьшился, появились деньги. И так по кругу, как и говорилось — круговорот!

Основная идея из вышеизложенного такова: капитал увеличивается при наценке товара и уменьшается при затратах (заплатили за аренду), остальное «бегает» по кругу. И проверка материального лица простая: я кладовщику сдал товара на 20 тысяч, получил денег 5 тысяч, значит, у кладовщика осталось материальных ценностей на 15 тысяч.

Базовая формула торгового учета:
остаток на начало отчетного периода + приход — расход = остаток на конец периода.

Это касается любого отчета, например:

• складской отчет по складу (суммовой документальный)
• отчет по кассе или кассовая книга или авансовый отчет
• по банку или расчетному счету
• карточка по товару
• карточка по клиенту или акт сверки
• по клиентам (всем сразу)
• по должникам
• «оборотка» по товарам или книга доходов предпринимателя

Учет в торговле строится на основе первичных документов, но при этом должен соответствовать факту. Получив товар и документы покупки, мы должны занести в программу данные строго по документу («Чтобы не нарушать отчетности» — © Матроскин), но при этом, если по факту имеются расхождения с накладной, мы должны отразить это в программе.

Например, если товара не хватает, мы должны тут же списать его в расход, чтобы привести в соответствие с фактом. Как это оформить — списанием или возвратом на поставщика — уже второй вопрос.

Так чем мы занимаемся, работая в торговой программе? Правильно, занесением первичных документов. Каждой фактической операции соответствует документ. Перед тем, как делать ревизию на складе, мы проверяем, все ли документы правильно занесены в программе. И, если правильно, мы доверяем результату отчета, который распечатываем. Например, остаткам товара по количеству и цене. И проверять отчет кладовщика должен именно кладовщик, поскольку именно он является материально заинтересованным лицом. Грузчик отдыхает, он только товар таскает!

Не забудем директора. Кладовщик проверяет, что бы было не больше, а директор, чтобы не меньше. А торговая программа — это просто инструмент, который облегчает учет («Лайт-учет» — говорящее название, не так ли?)

Вот такая небольшая «лекция» получилась.

Торговый учет — это просто!