Варианты использования программы для автоматизации бизнеса
Описание типовых моделей бизнеса, где можно применять «Лайт-учёт»
Часто задают вопросы, как организовать учёт в различных вариантах использования программы для магазина, оптовой или оптово-розничной фирмы, супермаркета (магазина самообслуживания). Рассмотрим, какие варианты есть и как правильно установить и использовать складскую программу «Лайт-учёт» в каждом из них.
Одно рабочее место, один компьютер, один пользователь
Первый – наиболее простой и понятный – автоматизация для одной учётной единицы (магазина или склада) на одном компьютере и один пользователь. Тут два варианта:
- использовать программу непосредственно в оперативной работе, когда продажа оформляется сперва на компьютере, а потом осуществляется в реальности;
- вести торговый учёт постфактум, то есть все операции фиксируются на бумаге, а потом заносятся в программу чтобы реализовать материальный учёт или проверить его правильность, либо для бухгалтерской отчётности.
Но тут стоит напомнить ещё раз, что программа Лайт-учёт позиционируется на рынке как простая торговая программа для магазина, лишь с некоторыми элементами бухгалтерского учёта. То есть предполагается больше учёт для себя, для индивидуальных предпринимателей или фирм на ЕНВД или УСН — «упрощёнке». Есть в программе и НДС, но полноценного бухгалтерского учёта она не предполагает.
Итак, для первого вариант подходит бесплатная версия FREE, поставить программу можно и на несколько компьютеров и копировать актуальную информацию, например, с рабочего компьютера на домашний и наоборот. Важно понимать, что актуальная информация только в одном месте и одновременно работать, то есть изменять информацию можно только на одном компьютере.
Например:
- Ставим программу на флешку и носим её всегда с собой.
- Ставим на ноутбук или нетбук и носим его с собой.
- Ставим программу на разные компьютеры и носим последнюю актуальную копию данных на флешке или пересылаем по электронной почте. В этом случае — главное не запутаться, где находится последняя актуальная информация
Устанавливать программу рекомендуется в папку по умолчанию — c:\lite — это упрощает сопровождение. Кстати, если вам нужен учёт по нескольким независимым единицам учёта — можно поставить несколько бесплатных программ в разные папки или на разные диски.
Несколько пользователей/компьютеров в одном месте
Второй вариант — когда надо, чтобы на одной программе по очереди работало несколько пользователей с разными правами доступа. В этом случае для автоматизации требуется уже платная версия LITE, она же позволяет вести учёт по нескольким учётным единицам в единой базе данных.
Например, вам нужен раздельный учёт по нескольким отделам в магазине, но требуется и общий отчёт по всему магазину. Или у вас несколько магазинов по разным адресам – в этом случае, так как программа одна – вести оперативный учёт не получится, так как компьютер в реальный момент времени может быть только в одном месте.
Несколько торговых точек в разных местах
Третий вариант — у вас много магазинов, не соединённых друг с другом сетью, и вы хотите во всех вести централизованный (но не в режиме реального времени) торговый учёт. Для этого используется версия LITE по технологии “Центральный-станция”, которая предполагает наличие главного компьютера, где товар приходуется централизованно, а затем «раздаётся» для продажи по магазинам. На этот же «головной» компьютер собирается и вся информация со всех магазинов. Компьютер-станция в магазине в этом случае используется в основном для фиксации продажи.
Конечно, при этом варианте и вся остальная работа по учёту – переоценка, перемещение, возвраты и т.д. — тоже делается на станции (главном компьютере). На центральный вся информации сливается и позволяет получить общую картину деятельности по всей фирме. Подробнее тут: Центральный-станция
Автоматизация нескольких касс, работающих одновременно
Четвёрный вариант, когда вам нужно, чтобы несколько пользователей одновременно имели доступ к информации в режиме реального времени (например, при внедрении программы в супермаркеты). Для этого используется сетевая версия программы NET.
В этом случае всегда есть главный компьютер, где физически хранятся базы данных. Остальные — сетевые — компьютеры подключаются к БД по сети. Их основная особенность заключается в том, что без главного компьютера получить доступ к данных никак не получится. Главный всегда первый включается и последний выключается.
В качестве главного может использоваться выделенный компьютер, который называется выделенный сервер. Обычно для этого используется компьютер с серверной системой, работа которой «заточена» для быстрого обслуживания сетевых служб.
Часто задают вопрос – а можно ли в программе «Лайт-учёт» работать по сети через Интернет?
Ответ такой: теоретически можно, но практически нет. Почему? Потому что Интернет — ненадёжная и медленная сеть, чтобы через неё открывать базы данных напрямую. Исключения составляют лишь корпоративные сети, организованные желательно у одного провайдера, да и то — сомнительно. Почему ненадёжная – потому что информация обычно проходит через большое количество узлов.
Например, в локальной сети у вас такой путь – сервер --> switch (хаб, сетевой концентратор) --> сетевой компьютер – то есть, по сути, три элемента, работоспособность которых полностью контролируете вы сами! И никто кроме вас канал связи не использует. А через Интернет узлов может быть и десять, и тридцать… И используют их все – Интернет это глобальная сеть. Чем больше узлов, тем меньше надёжность и скорость. Надеемся, звучит убедительно. Обрыв связи или задержка обмена в такой сети практически гарантированно приведёт к порче баз данных и создаст для вас большие проблемы. Поэтому «завязывать» работу магазина на ненадёжный канал связи не рекомендуется.
Через интернет обычно работают через «терминал», используя серверную систему.
Работа с использованием «терминала» — удаленный доступ
Это пятый вариант использования. Что такое терминал? Это компьютер, который запускает программу не на своем локальном диске, а на сервере. С помощью клиента терминальной службы мы посылаем нажатые клавиши на сервер, а обратно получаем картинку с экрана. Таким образом, обмен всегда одинаковый по объёму – не зависит от объёма данных в программе, и кроме этого при обрыве связи программа на сервере продолжает работать.
Это ключевой момент – нарушилась связь – мы не видим картинки, как только связь восстановилась – мы попадаем в то же место программы, в тот же момент, на котором связь оборвалась. И данные при этом никак не повреждаются.
Сам принцип очень похож на популярный вариант подключения через программу удалённого доступа. В этом варианте автоматизации на сервере ставится столько программ в разные папки — сколько терминалов, и для каждого из них запускается свой экземпляр программы. При этом скорость работы остается очень высокой, так как хотя программа и работает в сетевом варианте – то есть одновременно открывает данные с нескольких программ – данные берутся с локального диска сервера, что на порядок быстрее любой сети, тем более Интернета.
Как настраивать программу для сервера терминалов читаем тут: Как настраивать программу для терминала
Часто спрашивают нельзя ли программу использовать через интернет по модной ныне технологии – в облаке? Облако – это, по сути, терминальный доступ — только сервер чужой – за его использование вам приходится платить постоянно абонентскую плату. Кроме этого, по-прежнему, если интернета нет – нет работы в магазине – так нужно ли это для оперативного учёта в торговле? Чаще всего – нет.
Зачастую с товарами в магазине работает только работник самого магазина, когда товар находится в его материальной ответственности. К работе в облаке можно приравнять и технологию интернет-магазина – когда базы данных лежат на сервере (на сайте, который поддерживаете), и тогда вы можете получать доступ с любого компьютера, на котором есть интернет – но это принципиально другая технология и написания программ, и их использования, даже торговый учёт при использовании интернет-магазина имеет массу своеобразных нюансов.
В общем, реальный магазин продуктов и интернет-магазин – это большая разница во всём. Можно, конечно, организовать обмен данными между существующими бесплатными готовыми платформами для организации интернет-магазина с торговой программой Лайт-учёт, но таких интернет-платформ много, и в большинстве случаев они сами предполагают минимальный торговый учёт.
Использование «быстрой продажи» через штрих-кодирование
Шестой вариант использования — магазин самообслуживания по типу супермаркета или с использованием обычного метода продаж, но всё — через компьютер с использованием штрих-кодирования. В этом варианте для автоматизации можно использовать либо сетевую версию NET с режимом “быстрой продажи”, либо специализированную версию SUPER для работы с автономными кассовыми модулями.
Особенность автономных модулей состоит в том, что касса служит только для фиксации продажи и в реальном времени не требует связи с общей базой данных, то есть работает сама по себе на основе информации о товарах и их ценах. Никакого учёта кассовый модуль не реализует. Учёт строится путём «перекачки» продажи с кассы в торговую программу Лайт-учёт в виде отдельной расходной накладной для каждой закрытой смены. За счёт этого достигается высокое быстродействие и надёжность такого комплекса, кассовый модуль не зависит ни от сервера, ни от других кассовых модулей. Сеть используется только для обмена данными: на кассу — новые приходы, обратно — продажи.
Следует отметить, что можно использовать такой вариант и без сети. Реальный пример: если приходы не частые и их привозят вместе с флешкой с новой электронной накладной, то программа учёта может находиться хоть дома у владельца бизнеса, а в магазинах находится только кассовый модуль, который фиксирует продажи. Как организовать программу для супермаркета читайте здесь: Настраиваем программу для супермаркета
Плюсом терминального доступа, кассовых модулей и станций является то, что можно использовать самый старый, дряхлый компьютер с минимальным диском, так как информации на локальном компьютере либо нет вообще (как в терминале), либо очень мало (как на станции или кассовом модуле).
Помимо перечисленных вариантов использования все возможности программы не заканчиваются. Можно, конечно, ещё и комбинировать разные варианты.
Таким образом, складская программа «Лайт-учёт» позволяет очень гибко подстраивать её под потребности именно вашего бизнеса.